Zde pro vás připravujeme informace k získávání a archivování
informovaného souhlasu. Zatím odkazujeme na užitečné informace a vzory
na stránce Fakulty humanitních studií UK:
https://veda.fhs.cuni.cz/FHSVEDA-110.html
Zároveň přidáváme rozbor k tomu, za jakých situací je informovaný souhlas potřeba:
POZOROVÁNÍ VE VÝUCE (pasivní sledování, žádný kontakt, žádná interakce)
- Informovaný souhlas ředitele školy (musí / vhodné / nemusí)
- Informovaný souhlas učitele (musí / vhodné / nemusí)
- Informovaný souhlas rodiče (musí / vhodné / nemusí)
- Informovaný souhlas žáka (musí / vhodné / nemusí)
- ústní souhlas žáků (musí / vhodný / nemusí)
Otázka: Stačí pouze oznámení rodičům (přímo e-mailem)?
Odpověď: Není třeba, pokud nepůjde o téma výuky pro děti citlivé, např. sexuální výchova.
Otázka: Co udělat, pokud po případné informaci rodič vyjádří nesouhlas?
Odpověď: Výzkum je oprávněný zájem, rodič by nemělo mít právo odmítnout (stejně může přijít člověk z ČŠI nebo stud. na praxi).
Otázka: Co dělat, pokud dítě explicitně samo vyjádří nesouhlas s pozorováním?
Odpověď: Výzkum je oprávněný zájem, dítě by nemělo mít právo odmítnout (stejně může přijít člověk z ČŠI nebo stud. na praxi).
Vzhledem k tomu, že na informovaném souhlasu (rodičů a žáků) jsou osobní údaje, je třeba si též vyžádat souhlas se zpracováním osobních údajů a poskytnout osloveným též příslušnou přílohu k souhlasu se zpracováním osobních údajů (tj. celkem 3 dokumenty).
ROZHOVOR (individuální nebo skupinový)
- Informovaný souhlas ředitele školy (musí / vhodné / nemusí)
- Informovaný souhlas rodiče u žáků do 15 let (musí / vhodné / nemusí)
- Informovaný souhlas rodiče u žáků nad 15 let (nemusí/ vhodné / nemusí)
- informovaný souhlas dítěte (musí / vhodné / nemusí )
Otázka: Stačí pouze oznámení (nejde o inf. souhlas) rodičům (přímo e-mailem)?
Odpověď: Me, musí být skutečně informovaný souhlas.
Otázka: Stačí pouze oznámení (nejde o inf. souhlas) rodičům (přímo e-mailem)?
Odpověď: V případě nad 15 let věku stačí; Pokud však půjde o citlivé téma, pak souhlas rodičů i u dětí nad 15 let.
Informovaný souhlas dítěte může být hromadný včetně souhl. se zprac. os. údajů (vč. přílohy OPAR). U žáků starších 18ti let postačuje ústní souhlas.
Pozn.: Poučení žáků včetně informace o možnosti se neúčastnit je doporučeno realizovat hromadně, před svědky (celou skupinou dětí).
Vzhledem k tomu, že na informovaném souhlasu (rodičů a žáků) jsou osobní údaje, je třeba si též vyžádat souhlas se zpracováním osobních údajů a poskytnout osloveným též příslušnou přílohu k souhlasu se zpracováním osobních údajů (tj. celkem 3 dokumenty)
DOTAZNÍK (podobně jako u rozhovoru)
- Informovaný souhlas rodiče u žáků do 15 let (musí / vhodné / nemusí)
- Iformovaný souhlas rodiče u žáků nad 15 let (nemusí/ vhodné / nemusí)
- Informovaný souhlas žáka (nad i pod 15 let věku) stačí přímo v dotazníku na úvodní obrazovce, ale dotazník musí:
- obsahovat možnost kdykoli odstoupit,obsahovat ujištění, že neúčast nebo odstoupení nenese následky
Otázka: Stačí pouze oznámení (nejde o inf. souhlas) rodičům (přímo e-mailem)?
Odpověď: Ne, musí být skutečně informovaný souhlas.
Otázka: Stačí pouze oznámení (nejde o inf. souhlas) rodičům (přímo e-mailem)?
Odpověď: V případě nad 15 let věku stačí; Pokud však půjde o citlivé téma, pak souhlas rodičů i u dětí nad 15 let.
Situace: na konci dotazníku žák vyjádří zájem o účast v další fázi výzkumu (např. rozhovor) a uvede na sebe kontaktní e-mail, pak:
- bude-li pak žák skutečně vybrán a osloven, musí následovat souhlasy se zprac. údajů a informovaný souhlas rodičů)
Data z dotazníku nemohou být uchovávána u tzv. třetích stran. To znamená, že nelze:
- využívat pro dotazníky např. Google Forms a jiné platformy, kde jsou data uchovávána na serverech, které nejsou pod kontrolou UK, resp. fakulty.
- nechat administraci papírového dotazníku na učiteli (zejm. vybírání dotazníku od žáků a pozdější předání výzkumníkům z fakulty)
Problematika uchovávání dat, osobních údajů a dalších dokumentů je rozebrána v části Osobní údaje (viz níže).
Info: fakulta pro tvorbu a administraci on-line dotazníků zřídila vlastní systém a data jsou na zabezpečeném fakultním serveru –https://dotaznik.pedf.cuni.cz/.
Vzhledem k tomu, že na informovaném souhlasu (rodičů a žáků) jsou osobní údaje, je třeba si též vyžádat souhlas se zpracováním osobních údajů a poskytnout osloveným též příslušnou přílohu k souhlasu se zpracováním osobních údajů (tj. celkem 3 dokumenty)
OSOBNÍ ÚDAJE (a příslušné dokumenty)
K této části doporučujeme seznámit se s následujícími dokumenty:
- Zásady a pravidla ochrany osobních údajů (OPAR 16/2018): https://cuni.cz/UK-9014.html
- Informace o zpracování a ochraně osobních údajů na UK: https://cuni.cz/UK-9056.html
Informovaný souhlas:
- Musí být v papírové podobě, nebo
- Může být naskenován z podepsaného originálu (scan z emailové adresy ředitele, rodiče, …),
- Může být formou e-mailového souhlasu (v němž je citován text inf. souhlasu)
Zacházení s dokumenty s osobními údaji (inf. souhlas, souhl. se zprac. os. údajů, …) podléhá následujícím pravidlům (výběr z výšeuvedených dokumentů a příslušných zákonných norem):
- je třeba je uchovávat tak, aby se k nim nedostala neoprávněná osoba (oprávnění: interní pracovníci UK), tj.:
- v případě fyzických dokumentů: uchovávat v uzamčené skříni
- v případě dat: uchovávat na zabezpečeném datovém úložišti:
- fakultní server – zabezpečený přístup (přes heslo),
- počítač na fakultním pracovišti – zabezpečený přístup (přes heslo),
- kryptovaný přenosný disk – lze číst pouze po zadání hesla,
- fakultní emailové schránce (je zabezpečena)
- je možné uchovávat po dobu nezbytně nutnou; u EU projektu dle spec. projektu; příslušnou lhůtu je třeba uvést v informovaném souhlasu, resp. souhl. se zprac. os. údajů.
Z textu č. 2: „Zásadu omezení uložení, která nám ukládá uchovávat Vaše osobní údaje pouze po dobu, která je nezbytná pro konkrétní účel, pro který jsou zpracovávány. Jakmile tedy pomine doba pro zpracování nebo účel zpracování, Vaše osobní údaje vymažeme nebo je anonymizujeme, tedy upravíme tak, aby nebyly propojitelné s Vaší osobou.“
PSEUDONIMIZACE
Identifikační údaje uchovávat stejně a za stejných podmínek jako dokumenty s osobními údaji.
ÚNIK OSOBNÍCH NEBO IDENTIFIKAČNÍCH ÚDAJŮ
V případě ztráty, krádeže apod. ihned nahlásit pověřenci pro GDPR UK:
Mgr. Petra Kubáčová, gdpr@cuni.cz, telefon: +420 771 232 578